Menjana Mesyuarat Berkualiti






DEFINISI MESYUARAT

Mesyuarat adalah perbincangan formal di antara tiga individu atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi.
Mesyuarat berbeza mengikut keahlian, organisasi dan objektifnya.

ASAS PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI


Ada objektif dan agenda yang jelas.
Bermula dan berakhir mengikut ketetapan masa.
Kemudahan fizikal yang selesa.
Notis pangilan mesyuarat.
Ahli-ahlinya mempunyai kepakaran.
Perbincangan secara positif.
Peranan pengerusi berkesan
Peranan setiausaha berkesan
Minit mesyuaratnya tepat.
Ada tindakan susulan yang berkesan.
TATASUSILA/ADAB MESYUARAT.
Jangan tiba lewat
Elakkan gangguan semasa Mesyuarat
Tidak meninggalkan bilik Mesyuarat
Elakkan duduk yang menunjukkan kurang minat
Mendengar secara aktif/penuh minat.
Cuba beri sumbangan secara berkesan.
Fokuskan kepada objektif Mesyuarat
Mencari perkara-perkara positif dan elakkan perkara negatif.
Cuba menjadi ahli yang aktif
Membentuk dan Menyusun Agenda
PERKARA UTAMA DALAM AGENDA MESYUARAT:
Perutusan Pengerusi
Pengesahan minit Mesyuarat yang lalu.
Perkara-perkara berbangkit.
Senaraikan perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan.
Pembentangan kertas kerja jika ada.
Hal-hal lain
Penutupan Mesyuarat.

SENARAI AGENDA MENGIKUT ANGGARAN MASA 

1 Ucapan Pengerusi (15 min )
2 Pengesahan Minit Mesyuarat Lalu (2 min)
3 Perkara Berbangkit (30 min)
4 Perkara baru yg dibincagkan (20 min)
5 Pembentangan kertas kerja (20 min)
6 Hal-hal Lain (23 min)
Jumlah Masa Untuk 6 Agenda ( 120 min )

PANDUAN MENGENDALIKAN MESYUARAT

SEBELUM MESYUARAT
P Tetapkan tujuan/obj mesyuarat
P Tetapkan tarikh/masa/tempat / ahli/agenda mesyuarat
Sediakan/hantar notis/ agenda mesyuarat /kertas kerja
Sediakan tempat /peralatan

SEMASA MESYUARAT
Buka mesyuarat /mengawal perbincangan /rumusan
Catat kehadiran/ catat butir perbincangan/ beri justifikasi

SELEPAS MESYUARAT
SU Sediakan deraf minit mesyuarat
P Luluskan deraf minit mesyuarat
SU Edarkan minit mesyuarat
Simpan rekod/dokumen
Ambil tindakan
Adakan post mortem

PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI


Peranan.
Pengacara, penggerak, pemandu dan pengadil
Tugas
Merancang dan mempengurusikan mesyuarat.
Menentukan bagaimana, bila bermula dan berakhirnya mesyuarat.
Menggalakkan perbincangan dan penyertaan
Menghormati pendapat dan pandangan ahli.
Menentukan sususnan agenda dipatuhi.
Menjaga disiplin mesyuarat
Mengawal perjalanan masa, berhenti pada masanya.

PERTIMBANGAN DALAM MESYUARAT PERANCANGAN 


Kenapa mesyuarat diadakan?
Apakah isu/masalah yang hendak dibincangkan?
Apakah objektif mesyuarat?
Apakah keputusan yang hendak dicapai?
Siapa perlu hadir?
Pilih tarikh, tempat dan waktu yang sesuai.
Tentukan cara mesyuarat dijalankan dan bagaimana keputusan Mesyuarat dibuat.

SEMASA MESYUARAT 

PADA AWAL MESYUARAT 
Datang awal bagi menyesuaikan diri dengan suasana dan ahli-ahli Mesyuarat.
Mulakan Mesyuarat tepat pada masa yang ditetapkan.
Wujudkan suasana selesa, ucapan aluan dan memperkenalkan ahli-ahli jika perlu.
Maklumkan tujuan, objektif dan tempoh mesyaurat.
Luluskan minit Mesyuarat yang lalu.
Jelaskan perkaa pentadbiran atau pengurusan pada awal Mesyuarat.

PERBINCANGAN


Mulakan perbincangan dengan mengemukakan sesuatu isu.
Menjemput pandangan mengenai isu/masalah.
Menjemput penjelasan isu dari ahli-ahli Mesyuarat.
Beri peluang sama-rata kepada ahli-ahli yang ingin bercakap.
Galakkan penyertaan semua ahli.
Dapatkan penjelasan dari perkara-perkara yang tidak jelas.
Menghalang perbincangan yang tidak berkaitan.
Mengawal waktu/pembahagian masa. Jika perlu lambatkan/cepatkan tempoh Mesyuarat.
Mengawal masalah ahli Mesyuarat:
Ahli pendiam
Ahli banyak bercakap
Ahli bersikap negatif.
Kekalkan suasana harmonis dan elakkan perselisihan faham.
Beri kesimpulan dari masa kesemasa, apa yang telah dibincangkan.

DI AKHIR MESYUARAT
Ulas kembali perkara yang telah dibincangkan.
Maklumkan keputusan yang telah diambil/ditolak, diterima, diberi perhatian/ditunda.
Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil
Tetapkan masa, tarikh dan tempat Mesyuarat yang akan datang sekiranya perlu.
Tamatkan m yang akan datang sekiranya perlu.
Tamatkan Mesyuarat tepat pada masanya.


SETIAUSAHA
Bawa ke bilik Mesyuarat, minit Mesyuarat, (laporan-laporan, nota-nota /bahan rujukan –jika perlu).
Datang awal ke tempat Mesyuarat – semak kemudahan/keperluan Mesyuarat.
Sediakan senarai para hadirin.
Bantu pengerusi – ingatkan peraturan, masa dan agenda.
Catatkan nama peserta yang bercakap dan butir-butir percakapanya.
Ambil nota-nota dengan jelas.
Sediakan minit Mesyuarat yang berkualiti – 7 hari.
Sampaikan keputusan dan arahan kepada mereka yang perlu mengambil tindakan susulan – segera.

KEPIMPINAN DALAM MESYUARAT


Personaliti yang dihormati
Ada kewibawaan – berbudi bahasa, bersopan santun, pandai membuat teguran, melaksanakan peraturan Mesyuarat.
Berpengetahuan – bijaksana dan membuat keputusan yang tepat.
Berdisiplin terhadap masa dan peraturan.
Mesra – hubungan baik dengan semua ahli.
Sebelum diadakan Mesyuarat patut hantar surat panggilan mesyuarat.
Mesyuarat bergantung kepada agenda mesyuarat yg ditetapkan.
Perkara-perkara penting di dalam menulis minit mesyuarat.

STRUKTUR MINIT MESYUARAT PERBINCANGAN MESYUARAT


Pengesahan minit Mesyuarat.
Pindaan minit Mesyuarat.
Perkara berbangkit.
Perkara yang dibincangkan.
Pernyataan tamat Mesyuarat.
Lampiran jika ada.

Alamat (Contoh: SM Kebangsaan Perai,13700 Perai, SPT, Pulau Pinang)
Tajuk :Minit Mesyuarat
Tarikh:
 Masa
Tempat
Pengerusi Mesyuarat:
 Kehadiran
 Tidak Hadir dan Sebabnya
Agenda Mesyuarat.
Agenda
1.0 Ucapan Pengerusi Tindakan
2.0 Mengesahkan Minit
3.0 Perkara Berbangkit
4.0 Kewangan Bendahari
5.0 Hal-hal lain

Mesyuarat ditangguhkan pada jam......
Pencatat

…………………..................
( t.t , Nama dan Jawatan)

Pengesahan

…………………..................
(t.t , Nama dan Jawatan)

Seloka 5 Iltizam


Suara lunak kacak orangnya,
Bila bercakap tenganga semua,
Cukup terkenal PSI bidangnya,
Anas mat naim penglipur lara.


Pembekal makanan itu kerjanya,
Bila berfakta dialah orangnya,
Kebersihan itu sentiasa terjaga,
Ziyaadi Al- Hatim prihatin orangnya.


Hebat berdebat mengeluar kata,
Subjek diniyah serahkan saja,
Orangnya mesra senyum tertawa,
Ammar Ismail diberi nama.


Amerika sudah Korea pun sudah,
Puas melancong penat berkelah,
Bakat terpendam sudah terselah
Pendebat tersohor Muhammad Huzaifah.


Jangan digangu konsentrasi,
Jiwa penuh puitis dan puisi,
Sangat berwawasan modal insani,
Farhan Hazman pencetus visi.


Pendiam orangnya kelu berkata,
Sekali bicara berhentinya tiada,
Pakar melawak seantero AsPuRa,
Ridhwan Razali terkenal orangnya.


Budak pintar itu gelarannya,
Gemar membaca novel pilihannya,
Suka bergaul ramah dan mesra,
Muhammad Danial salam bermula.


Pakar agama itu bidangnya,
Ibadah itu tunjang imanya,
KUat menghafaz Al-Quran dibaca,
Saifullah Azhar ustaz ternama.


Muka suci senyum tak lekang,
Bicara manis semanis tualang,
Menjadi pemimpin tulang belakang,
Wan Abd Rahman yang cemerlang.


Aku macho siapa tak kenal,
Semangat membara bejiwa kental,
Imej terjaga penampilan kekal,
Ihsan Ismail marilah kenal.


Berjiwa besar bercita nurani,
Sungguh cekal lagi berani,
Pemimpin ummah insan - insani,
Zahin Tahir pemimpin generasi kini.


Gemar bermadah suka bersatera,
Sajak puisi memang bidangnya,
Gemersik cinta pada bahasa,
Irsyad Zaini penulis terkemuka.

Aku Manusia : Aku juga tahu membenci


Ruangan kali ini mungkin berbaur kebencian dan berunsur dendam namun aku tetap manusia aku tidakan akan dapat lari dari kenyataan dunia yang sentiasa menuntuk kepada kesempurnaan dan menanti hanya mereka yang berkualiti memimpin barisan depan pertahanan. 

Manusia dicipta bukan untuk disia- siakan aku percaya segala sesuatu yang berlaku ada hikmahnya, namun tidak perlu untuk menyinggung perasaan yang lain. Aku punya maruah, aku punya jiwa, aku punya perasaan AKU JUGA MANUSIA !!! 

Well i don not care what you guys wanna says but i believe what i believe, I am Great and I was boran to be one. ! Terpulang pada diri masing - masing la kan da berak pandai la nak basuh. Hurm malas laaa nak berbalaha sebenarnya alaa kitakan da matang so what it is for ?? 

Pape pon nasihat untuk orang itu dan diri ini sendiri, NAK HIDUPKAN PEPANDAI LAAAA ... Life is all about how you deal with it, the nicer you live your life the happier your life would be ! So all i am saying is I AM GREAT TO BE BORN THIS WAY !!

I AM WITH ALLAH ! Kuasa Jealousy memang sangat pandai membadai jiwa namun apa yang penting aku punya ALLAH...apa guna bermimpi berada diawang - awangan jika diri ini bukanlah sesiapa. Moraliti hendak seribu daya tak hendak seribu dalih. Untuk sesiapa yang terasa Alhamdulillah. 

Teringat Abdullah Mursyid bila nak cakap ayat niyh : Apa guna mencari redha insani jika redha ILAHI tidak terduga. Aku tetap aku tidak perlu untuk berubah menjadi kamu. Kamu tetap kamu berubahlah demi fitrah. Kerana ALLAH maha pemurah !

Am I Colour Blind ?


Salam. OMG memang shock gila td bile time nak amik KPP test i enter that very room within only 3 minutes i guess apebende seyh aku rasa macam aku lah orang yang paling sekejep masuk bilik tuh BENGANG gila ! Terkantoi kat ujian buta warna tau ! dapat 7 per 8 jhek...kecewa tahap gaban.! Kena maki hamun la komputer tuh apelagi.

The truth is betul akuu tak tipu ! Aku barulah nak taip IC aku then kluar soalan buta warna tu then then aku jawab punya jawab last- last die keluar la button "Ya" and button "Tidak, samak kembali" aku tekan la da second choice semak punya semak korang tau most shocking things happen to me !!!! Tetiba jep komputer tuh entah angin kus - kus apa die paparkan macam gini "Anda GAGAL" =,= i was like WTH ? keluar dengan muka hiba....akak yg jaga kaunter tuh pon kind a terkezuuuttt eyh "Awalnya keluar dik" whateva la KAK pegi service akak nye komputer tuh da tua sgt +,+ da lah semakin cerita semakin emosi aku !

So da conclusion things happen for some reason so i have to redha jheee you guys got not right to judges me so better BEWARE ! i'm colour blind !!! >.< ROFL am i??? still waiting for the JPJ doctor test for me on the upcoming days... hoping for da best result ! T_T ok chaw ~ 

Mood : Sedih bersulam redha

Saya orang Berkejaya !


Haa ! ingat tak penat susun- susun buku ?! sebelum ni berkecimpung dalam dunia perpustakaan da cukup lah menghadap buku *adeke ?* LOL sekarang niyh nak susuh buku kat Koperasi pulak memang best la kan !hee..but I Love My Job ! Koperasi mana ? koperasi sekolah tersohorlah Sek Men Islam Hidayah laa bro ~ 

The things is, kalau nak ikutkan memang lah orang nak perlekeh je keje ckp keje kat koperasi and whateva tp apa yang penting *ade aku kesah ?* hee nope laa yg pentingnya kita sedar apa kepentingan dan matlamat kita bekerja as long as kita berminat dengan kerja tu no matter how penat sekali pon akan menjadi seronok and determined untuk buat kerja memang tak tipu ! *x caye ? ce try*

Hurmm, just nak sharing pasal dunia PEKERJAAN haa ! jangan ingat senang nak dapat duit tak ada istiliah duit jatuh sekepuk HARAPAN lah kan ! so dalam dunia sekarang yang semunya perlukan duit niyh jadilah pengurus kewangan diri sendiri dengan baik ! Tak tipu Okay ! *Pesanan akhir - jangan curi tulang* hee

Hee..n penambah rasa seronok bekerja thanx to Zahier n kak Azizah penyeri sepi ! hahah gossip time jgn lupa >< 

Hurm kita percayakan ALLAH bertawakal padanya ALLAH akan bantu kita permudah urusan dunia dan akhirat. IsyaAllah. Ingat kawan- kawan man jadda wa jada siapa berusaha dia akan dapat ! 

~Anyeonghaseo~ 

Freshment Sharing

I am hereby to share with you guys on
how cute my nephews are ! 
You guys got jealous ? 
No you don't ! Ask your mum or whoeva to give birth ! ROFL
You WISH ! 


This is Bazil Amin he's practically playing hide n seek ? 


This is Aqil Hadif enjoying himself ^_^ 


and him again with the sweetest smile on earth ! GOD ! 


LOOK ! How cute they are ! i couldn't resist it ! 


Bazil entertaining himself by watching Upin Upin via Ipad 
Don't get near him or else ! 


Pretending to be one of those monkey ?!! Never mind its still looks CUTE


Hoho Aqil Hadif BEST PHOTOSHOT ANGLE EVER

You guys might have said that i am being overwhelmed or whatever
all i know is I LOVE THESE GUYS SO HELL MUCH !!! 
Last but not least 
ADE AKU KESAH? 
hee just kiddin!  

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...
 
Home | Gallery | Tutorials | Freebies | About Us | Contact Us

Copyright © 2009 S.A.N.G.K.A.L.U.K.A |Designed by Templatemo |Converted to blogger by BloggerThemes.Net

Usage Rights

DesignBlog BloggerTheme comes under a Creative Commons License.This template is free of charge to create a personal blog.You can make changes to the templates to suit your needs.But You must keep the footer links Intact.